Pourquoi la fiche de poste n’est (quasiment) jamais utilisée… et que faire pour qu’elle le soit ?

Ne racontez pas d’histoires ! Dans la plupart des entreprises, la fiche de poste ne sert à rien… Pourquoi ? Sans doute parce qu’au quotidien, elle n’apporte pas les réponses utiles pour faire avancer l’entreprise ou le collaborateur. La fiche de poste n’est pas une collection d’informations administratives : elle doit préciser la finalité du poste et ce qui doit se produire concrètement pour que le travail soit jugé satisfaisant. Une vraie réflexion stratégique se cache en fait derrière la rédaction des fiches de postes – ce n’est pas une mince affaire.

Pourquoi la plupart des fiches de postes n’apportent-elles les informations les plus utiles ?

Ce n’est pas lié à la fonction de la fiche de poste ; elle devrait précisément servir à cela. Ce n’est pas lié non plus à une quelconque obligation réglementaire qui rendrait la démarche contraignante et ennuyeuse : la fiche de poste n’est nullement obligatoire. Non, c’est autre chose… et les années de pratique et d’observation m’amènent à penser qu’il s’agit plutôt de la difficulté qu’il y a à définir le fond et à apporter du contenu pertinent. Prenez la première fiche de poste qui vous vient sous la main et analysez-là. Donne-t-elle du sens à la fonction, au poste, à ses missions ? Celles-ci présentent-elles chacune un but clair et motivant ? La fiche de poste permet-elle au collaborateur de s’autoévaluer et de savoir si son travail satisfait aux critères de qualité attendus ? A 99%, la fiche de poste que vous avez entre les mains ne passera pas les cribles de cette analyse…

La fiche de poste doit donner du sens

Plusieurs rubriques sont à votre disposition pour cela, depuis la finalité du poste jusqu’à la description des missions confiées. Veillez à formuler ces rubriques pour qu’elles donnent une direction à suivre. Ainsi, évitez les « Gérer le travail administratif » ou « Gérer l’opérationnel d’un ou plusieurs chantiers », et préférez plutôt « Tenir l’entreprise à jour de ses obligations réglementaires et contractuelles, et optimiser le traitement de l’information » ou « Gérer l’opérationnel d’un ou plusieurs chantiers en améliorant la qualité, les performances économiques et la sécurité au travail ». De même, au niveau des missions, distinguez celles-ci des tâches qu’elles supposent. Par exemple, « Réaliser les saisies comptables » ou « Réaliser des appels de prospection » ne sont pas des missions, mais des tâches. La mission à laquelle elles se réfèrent pourrait être « Assurer les déclarations sociales et fiscales dans les délais fixés par les organismes » et « Accroître le portefeuille clients », deux missions respectivement administrative et commerciale.

Soyez précis sans être restrictif

C’est tout un art ! L’objectif ici est d’être suffisamment spécifique sans risquer de passer à côté de tâches essentielles, ou encore sans risquer les objections. Ainsi, si vous précisez « Nettoyer au nettoyeur à haute pression », vous êtes très précis dans la formulation de la tâche. Malheureusement, vous vous exposez à un refus d’utiliser le balai ou tout autre système de nettoyage si le nettoyeur à haute pression tombe en panne (ou s’avère ne pas être le meilleur outil dans la situation donnée). N’avez-vous jamais souffert de la remarque « Passer le balai, ce n’est pas dans ma fiche de poste ! » ? Une formulation du type « Assurer un haut niveau de propreté et d’hygiène» pour la mission, assortie d’une tâche comme « Sélectionner et utiliser le meilleur outil à disposition », permet d’éviter cet écueil. Cela correspond à un certain niveau de responsabilité. A un niveau de responsabilité supérieur, la mission pourrait devenir « Améliorer l’efficacité du nettoyage », incluant l’optimisation des systèmes et procédures de nettoyage. L’ensemble reste à la fois précis et propice à l’initiative.

Après tout, le terme de « sens » intègre la notion de mouvement

C’est pour cela que vous avez besoin de donner du sens aux postes et missions confiées à vos équipes. La fiche de poste, pour être utilisée, ne doit pas être un cadre sclérosant favorisant l’immobilisme. Donner du sens est une étape parmi d’autres, mais une étape essentielle. Car après tout, vous souhaitez une équipe pro-active et en mouvement, non ?

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