Les bonnes raisons de ne pas planifier vos tâches !

Ceux qui ont déjà eu l’occasion de participer à un atelier CroissanceCLUB sur la planification à 90 jours le savent : planifier des tâches est un outil simple mais d’une très grande efficacité. Et pourtant …. Vous êtes nombreux à penser que soit c’est compliqué, soit c’est inutile ! Et dans les 2 cas, vous préférez  laisser la place à l’improvisation… avec tous les aléas qui en découlent.

Revenons quelques minutes sur ces a priori pour vous montrer à quel point ils ne sont pas justifiés…

Planifier c’est compliqué …

Une simple recherche sur internet sur les mots clés « outil pour organiser ses tâches » et vous trouverez pléthore d’outils informatiques, logiciels, applications … plus ou moins sophistiqués, pour planifier votre travail.  Il va falloir choisir le bon outil, comprendre son fonctionnement et s’en servir régulièrement.

Certes, s’il faut toujours de prendre un peu de temps pour prendre en mail un outil, il devient aberrant de passer plus de temps à utiliser le système qu’à réaliser les tâches que l’on a à faire.

Au début, il n’est peut être pas utile de chercher un outil sophistiqué et de se tourner vers des outils que l’on utilise au quotidien. Une simple feuille de papier peut donner de bien meilleurs résultats qu’un programme informatique très complet mais très lourd à gérer au quotidien.

 Planifier, c’est contraignant …

Oui, planifier c’est mettre un cadre… qui va vous permettre au contraire de vous offrir plus de liberté. Comment ? En vous permettant de vous concentrer sur des tâches importantes ou prioritaires, et de vous accorder pour cela le temps nécessaire.

Sans planification, vous fonctionnez en mode réactif, cédant constamment aux sirènes de l’urgence et de l’improvisation, ce qui vous fait finalement perdre beaucoup de temps. Sans parler de tous ceux qui ne savent pas dire NON et qui se retrouvent très vite avec une montagne de choses à faire qui s’empilent les unes aux autres et vont vite être source de stress.

En somme, planifier vous permettra de vous focaliser sur l’essentiel et en le réalisant, vous vous sentirez plus libre, porté par la satisfaction et la fierté d’avoir accompli ce que vous vouliez vraiment !

Planifier c’est inutile …

… J’ai tout dans la tête ! Peut être que si vous êtes seul, cela peut fonctionner… à condition de ne rien oublier d’important au passage.  Mais la plupart du temps, vous travaillez en équipe. Comment pensez-vous pouvoir déléguer (pour vous libérer du temps) si vous ne savez pas précisément quelles sont les tâches que vous pouvez partager avec votre équipe, ce que vous pouvez anticiper pour améliorer l’organisation de votre travail et de celui des autres… Planifier, c’est aussi communiquer…

En planifiant, vous pouvez rendre plus facile et efficace le travail de vos collaborateurs. Croyez-nous, ils vous en seront très reconnaissants !

 

Voilà quelques conseils pratiques pour réussir vos premiers pas en planification

  • Restez simple ! Un planning n’a pas besoin d’être compliqué pour fonctionner correctement. Le but est de vous aider à être plus productif, pas de vous rajouter de la complexité
  • Evitez de surcharger votre emploi du temps : inutile de planifier chaque heure pour remplir absolument toutes les lignes. Laissez-vous des espaces pour les imprévus, les tâches qui vont durer plus longtemps que prévu… et les temps de respiration !
  • Soyez objectif : estimez correctement le temps nécessaire pour chaque tache ou type de tache. Ni trop pour ne pas stresser et perdre en qualité, ni trop peu pour ne pas perdre en efficacité et gâcher son temps.
  • Classez toutes vos taches par importance. Les plus importantes seront traitées en priorité. Les autres attendront patiemment leur tour et pourraient même être reportées au lendemain.

 

Car comme disait Pierre DAC, « Aucune police n’est capable de rattraper le temps qui s’enfuit » !

Et vous, vous vous y mettez quand ?

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